Niszczenie dokumentów firmowych to złożona kwestia, a sprawy nie ułatwia fakt, że w RODO nie znajdziemy konkretnych wskazówek postępowania. Jasne jest natomiast jedno – należy zadbać o to, żeby dane osobowe naszych klientów były bezpieczne.
Na czym polega niebezpieczeństwo podczas niszczenia dokumentów firmowych?
W procesie niszczenia akt można wyróżnić wiele etapów, w których istnieje potencjalne ryzyko wycieku informacji. Jeśli dysponujemy raczej małym biurem i przyjmujemy w nim klientów, nie możemy po prostu wyłożyć dokumentów obok niszczarki. Takie akta absolutnie nie powinny być odsłonięte przy osobach trzecich, czyli przy podmiotach, którym właściciel danych nie udzielił prawa do przetwarzania. Wygospodarowanie stanowiska dla pracownika zajmującego się utylizacją może być więc sporym wyzwaniem.
W tym miejscu wspomnieć trzeba również o wykorzystywanych narzędziach. Niszczarki dokumentów tną papier na paski o różnej szerokości. Ten parametr wyznaczany jest przez klasę tajności. Jeśli mamy małe urządzenie, złożenie pasków w całość to tylko kwestia czasu. Trzeba do tego cierpliwości, ale bardzo zmotywowanej osoby to nie odstraszy. Dowodzą tego przypadki kradzieży informacji ze ścinków wyrzuconych na firmowe śmietniki.
Powyższych zagrożeń absolutnie nie należy bagatelizować. Jeśli dane wyciekną, na firmę zostaną nałożone kary, które nierzadko sięgają astronomicznych sum. Przedsiębiorstwa decydują się na niszczenie dokumentów ze specjalistami, bo dzięki temu mogą czuć się bezpiecznie i mieć pewność, że przestrzegane są wszystkie przepisy związane z ochroną danych osobowych.
Niszczenie dokumentów w Jeleniej Górze – co robią specjaliści, żeby przestrzegać RODO?
Niszczenie dokumentów przez wyspecjalizowany podmiot przeważnie polega na tym, że usługodawca odbiera akta od klienta, a następnie przewozi je do swojego obiektu i tam przeprowadza niszczenie. „Przeważnie”, bo zdarza się, że firmy decydują się na nieco inne wsparcie. Mowa o wykonaniu pierwszego etapu w siedzibie klienta. Oba warianty oferowane są m.in. przez firmę EkoAkta, zajmującą się niszczeniem dokumentów w Jeleniej Górze.
Jeśli RODO ma być przestrzegane, nie można po prostu przewieźć akt w dowolny sposób. Potrzeba sprawdzonego, niezawodnego systemu. W końcu w trakcie podróży informacje też są narażone na wyciek. W dodatku przedsiębiorca traci na pewien czas z oczu swoje cenne dokumenty, co może powodować u niego spory dyskomfort. Specjaliści rozwiązali ten problem. Dokumenty przewożone są w systemie bezpiecznych pojemników, które chronią zawartość przed nieupoważnionym dostępem i spojrzeniami osób trzecich. Oprócz tego komfort usługobiorcy oraz realne bezpieczeństwo zwiększa fakt, że w pojazdach znajduje się system GPS. Dokumentacja nigdy więc nie jest tracona z oczu, bo ktoś nieustannie pilnuje, czy proces przebiega sprawnie. Jak widać, już samo przygotowanie do utylizacji wymaga licznych procedur i ostrożności.
Profesjonalna utylizacja a ochrona danych osobowych
Gdy dokumenty trafiają do obiektu, specjaliści utylizują je z pomocą zaawansowanej instalacji. To ona gra główne skrzypce w procesie bezpiecznego niszczenia. Od zwykłych niszczarek odróżnia ją sprawność działania. Taka maszyna niszczy ogromne ilości dokumentów (w tym płyt CD, DVD i dysków HDD), co znacznie skraca cały proces. Najważniejszy jest jednak efekt.
W przeciwieństwie do biurowych niszczarek, instalacja utylizująca nie generuje ścinków. Ryzyko, że z produktu niszczenia odzyska się informacje, spada w tym przypadku do zera. Trzeba jednak przyznać, że nie tylko stuprocentowe przestrzeganie RODO zachęca klientów do korzystania z tej usługi. Oprócz tego profesjonalne niszczenie dokumentów pozwala im:
- oszczędzić czas
Niszczenie w warunkach biurowych to żmudny proces. Jeśli mamy do zutylizowania duże ilości akt, trzeba nastawić się na monotonne, powtarzalne czynności. W każdej firmie da się ten czas spożytkować w lepszy sposób. - zapobiec chaosowi
Nawet cicha, nowoczesna niszczarka podczas swojej pracy generuje pewien hałas. To dość problematyczne, jeśli obok swoje obowiązki starają się wykonać inni pracownicy. W dodatku w małych przestrzeniach trzeba nastawić się na to, że masowe przenoszenie akt z archiwum, a następnie wypinanie ich z koszulek i teczek to przepis na rozgardiasz. Przedsiębiorstwa korzystające ze wsparcia firm niszczących akta mogą natomiast przekazać pojemnik z dokumentami, a następnie zapomnieć o problemie i wrócić do codziennych zajęć.
Źródło: Ekoakta.pl