Efekty cyfrowej rewolucji dostrzec można w każdym przedsiębiorstwie. Zaznacza się ona w tworzeniu sieci powiązań, pozwalających na komfortowe wymienianie się informacjami. Wraz z cyfryzacją pojawiła się potrzeba digitalizacji dokumentów. Odpowiedzią na to zapotrzebowanie jest oferta profesjonalnych firm, pomagających w transformacji tradycyjnej dokumentacji na format cyfrowy.
Dlaczego digitalizacja jest tak często mylona z cyfryzacją?
Oba procesy upowszechniły się wraz z używaniem internetu na szerszą skalę i oba w pewien sposób wiążą się z dzieleniem się treściami. Dodatkowo nietrudno znaleźć półprofesjonalne teksty, które zrównują ze sobą te pojęcia. Skoro tematyka ta prowadzi do tylu niejasności, to tym bardziej należy znać różnice między tymi dwoma procesami. Cyfryzacja, w poprawnym rozumieniu, jest ogółem procesów, polegających na wdrożeniu infrastruktury sieciowej (również internetowej). To swoiste zbudowanie połączeń między użytkownikami, które umożliwiają przesyłanie treści, dzielenie się zasobami oraz pracą na nimi.
Digitalizacja z kolei jest procesem, pozwalającym stworzyć treści, które można udostępniać itp. Przejawia się w przekształcaniu oryginalnych zasobów na formę elektroniczną. Takimi zasobami mogą być fotografie, dźwięki, filmy oraz dokumentacja firmowa. Efektem digitalizacji jest powstanie pliku w formacie cyfrowym, który wiernie oddaje oryginał. Po takim zarysowaniu specyfiki każdego z tych procesów łatwo zauważyć więc, że digitalizacja odbywa się w ramach cyfryzacji.
Kiedy warto przeprowadzić digitalizację dokumentów?
Odpowiedź na wyżej postawione pytanie jest prosta: digitalizację dokumentów warto przeprowadzić zawsze wtedy, gdy zależy nam na:
- obniżeniu kosztów
Zakup sprzętu do przechowywania dokumentacji papierowej oraz do jej drukowania to wydatki, które znacznie można ograniczyć, decydując się na digitalizację dokumentów w przedsiębiorstwie.
- zapewnieniu bezpieczeństwa dokumentacji
Odpowiednie oprogramowania i systemy do zarządzania dokumentacją pozwalają śledzić, kto i kiedy miał dostęp do konkretnego dokumentu. Taka ewidencja jest więc dużo dokładniejsza i precyzyjna niż ewidencje dotyczące dokumentacji w wersji papierowej.
- przyspieszeniu procesów w firmie
Dzięki digitalizacji dokumentów znacznie skrócony zostaje czas odszukania konkretnego pliku. Zamiast wertować wypełnione po brzegi teczki i segregatory uporządkowane według jednego kryterium, możemy sami, z pomocą kilku kliknięć ustawić kryterium wyszukiwania. To jednak nie jedyna oszczędność czasu, do której prowadzi digitalizacja dokumentów. Proces bowiem może skrócić czas wykonywania obowiązków. Wszystko za sprawą nieskrępowanego dostępu do dokumentacji. Pracownik może zweryfikować dane i pracować z konkretnymi aktami, nawet jeśli aktualnie wykorzystuje je do swoich celów służbowych ktoś inny. Gdyby taka potrzeba pojawiła się w firmie posługującej się jedynie dokumentacją papierową, trzeba by było liczyć się z pewnymi przestojami w pracy i ze spowolnieniem procesów.
Odpowiednia strategia – dlaczego jest tak ważna przy przeprowadzaniu procesu digitalizacji dokumentów?
Skanowanie akt wydaje się prostym procesem. Należy jednak uświadomić sobie, że kompleksowa digitalizacja dokumentów firmowych to nie tylko skanowanie, to również zaplanowanie, gdzie pliki będą przechowywane oraz w jaki sposób będą uporządkowane. Niebagatelną rolę odgrywa tutaj ochrona świeżo stworzonych elektronicznych informacji. Należy bowiem wdrożyć konkretne systemy zabezpieczenia katalogów, a następnie przyznać odpowiednim osobom dostępy. Profesjonalne firmy, takie jak Rhenus Data Office Polska nie tylko zapisują dokumentację w formacie cyfrowym, ale przeprowadzają również wstępne uporządkowanie stworzonych treści. Tego typu przedsiębiorstwa nierzadko proponują również kompleksową archiwizację danych elektronicznych. Tak złożone zadania nie mogłyby się odbyć bez wstępnego ustalenia planu działania. Wyspecjalizowane jednostki mają określone procedury dotyczące digitalizacji dokumentów, dzięki czemu mogą działać sprawnie, precyzyjnie i z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa.